중소기업 인사담당자라면 반기마다 "이 명세서를 우리가 내야 하는 건가?" 고민하게 됩니다. 잘못 제출하면 가산세, 안 내도 되는데 냈다간 쓸데없는 업무 부담만 늘어납니다. 이 기준 하나만 정확히 알면 매번 헷갈릴 필요가 없습니다.
제출 대상 판단 30초 체크리스트
아래 질문에 모두 '예'라고 답할 수 있어야 제출 대상입니다.
| 질문 | 판단 기준 | 결과 |
|---|---|---|
| 우리 회사가 중소기업인가? | 중소기업기본법상 중소기업 | 예 → 다음 단계 |
| 감면 신청한 직원이 있는가? | 청년·고령자·장애인·경력단절여성 등 | 예 → 제출 대상 |
| 실제로 감면을 적용했는가? | 원천세 신고 시 감면액 차감 | 예 → 명세서 필수 |
이 중 하나라도 '아니오'면 제출하지 않아도 됩니다.
제출 안 해도 되는 경우 (가장 많이 헷갈리는 케이스)
중소기업이어도 명세서를 내지 않는 경우가 훨씬 많습니다. 아래에 해당하면 제출 의무 없음입니다.
직원이 감면 신청서를 회사에 제출하지 않은 경우
청년이어도, 고령자여도 본인이 신청서를 안 냈으면 회사는 명세서를 제출할 이유가 없습니다.
감면 대상 요건을 충족하는 직원이 한 명도 없는 경우
전 직원이 일반 근로자라면 제출 대상이 아닙니다.
회사가 감면을 적용하지 않기로 한 경우
직원이 신청했어도 회사가 감면을 적용하지 않았다면 명세서를 제출하지 않습니다. 다만 이 경우 직원에게 사유를 설명해야 합니다.
감면 대상자가 누구인지 모르겠다면
명세서 제출 여부는 "직원이 감면 신청서를 냈는가"로 판단하면 됩니다. 회사가 일일이 대상 여부를 판단할 필요가 없습니다.
감면 신청서 양식에는 청년·고령자·장애인·경력단절여성·60세 이상 직전 1년 소득 없는 자 등 유형이 명시되어 있습니다. 직원이 이 신청서를 작성해서 제출하면 회사는 그 내역대로 감면을 적용하고 명세서를 제출하면 됩니다.
신청서를 받지 않았는데 회사가 임의로 감면을 적용하면 안 됩니다. 추후 세무조사 시 문제가 될 수 있습니다.
제출 시점과 방법
명세서는 반기별 원천세 신고 시와 연말정산 후 두 번 제출합니다.
- 상반기(1~6월): 7월 10일까지
- 하반기(7~12월): 다음 해 1월 10일까지
- 연말정산분: 다음 해 3월 10일까지
홈택스에서 '신고/납부 → 원천세 → 중소기업 취업자 감면 명세서'로 들어가면 감면을 적용한 직원 목록이 자동으로 불러와집니다. 내역 확인 후 제출하면 됩니다.
놓치면 손해 보는 포인트
직원이 입사 후 즉시 신청하지 않으면 소급 적용이 불가능합니다. 3개월 뒤에 신청해도 입사일부터 감면되는 게 아니라 신청일부터만 가능합니다.
따라서 중소기업은 신규 입사자에게 입사 첫날 감면 신청서 작성 기회를 안내하는 것이 좋습니다. 대상자가 놓치는 것을 방지할 수 있습니다.
명세서 미제출 시 미제출 가산세가 부과됩니다. 감면을 적용했다면 반드시 기한 내 제출해야 합니다.
자주 묻는 질문
Q. 중소기업 여부는 어떻게 확인하나요?
A. 중소기업기본법 시행령 제3조의 업종별 매출액·자산 기준을 확인합니다. 중소벤처기업부 홈페이지에서 '중소기업 확인서'를 발급받으면 명확합니다.
Q. 직원이 중도 퇴사하면 명세서는 어떻게 하나요?
A. 퇴사 전까지 적용한 감면 내역을 해당 반기 또는 연말정산 명세서에 포함하여 제출합니다.
Q. 작년에 제출 안 했는데 올해부터 해도 되나요?
A. 올해 신규로 감면 대상자가 생겼다면 올해분부터 제출하면 됩니다. 과거분은 감면을 적용하지 않았다면 제출 의무가 없습니다.
